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我常覺(jué)得我們大家從離開(kāi)學(xué)校到進(jìn)入社會(huì )，最大的改變就在于「多了一些不同的身份」。比方說(shuō)，多數人至少會(huì )多兩個(gè)身份，你一方面會(huì )成為某間公司的職員；另一方面則是工作時(shí)間之外的「自己」。畢竟除了工作之外，多數人大概也希望把自己的人生過(guò)好。

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另外，你可能還會(huì )是個(gè)好兒子好女兒、好男友好女友、好哥哥好姐姐等等。換言之，人的歲數越大，越會(huì )有一部分的心會(huì )操在別人身上。

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雖然看到這，有些人可能會(huì )覺(jué)得學(xué)生時(shí)代也很忙碌，也有很多事得完成。不過(guò)我得說(shuō)，學(xué)生時(shí)代與進(jìn)入社會(huì )后的生活，其實(shí)還是有本質(zhì)上的差異。

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在校時(shí)，你多半有老師耳提面命何時(shí)要考試、有同學(xué)互相提醒何時(shí)要交作業(yè)，只要依循大家的步調來(lái)過(guò)生活，多半就出不了大問(wèn)題。

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可是進(jìn)入社會(huì )、職場(chǎng)后，很多人會(huì )覺(jué)得最不調節的地方在于：沒(méi)有人會(huì )來(lái)提醒你該做什么了。

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老板雖然會(huì )交辦工作，但未必會(huì )時(shí)時(shí)關(guān)切進(jìn)度；同事之間雖然會(huì )有支持需求，比方說(shuō)有人要你提供一個(gè)報表、有人來(lái)詢(xún)問(wèn)你某個(gè)數據等等，但他們也不會(huì )時(shí)時(shí)催促你。

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公司里的每個(gè)人通常是各忙各的，等他們下一次再問(wèn)起某件事的進(jìn)度時(shí)，大多都是死線(xiàn)將至或死線(xiàn)之后了。這時(shí)候你若還沒(méi)完成，恐怕只有挨罵的份。

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更麻煩之處還在于，大家交代你事情的管道還可能百百種，有的人撥公司分機給你、有的人用Email、有的人用Line等等。在這種信息從四面八方涌來(lái)的狀態(tài)下，你一定會(huì )發(fā)現自己越來(lái)越容易忘掉某些事，可能哪天A工作忘了、哪天B文件沒(méi)能及時(shí)交付。

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而且這種遺漏還可能不是發(fā)生一次，而是會(huì )造成惡性循環(huán)：一旦你開(kāi)始忘東忘西，每天就會(huì )為了不被罵，優(yōu)先處理那些拖欠的任務(wù)。至于還沒(méi)被追殺的事情，就暫時(shí)先擱置。但過(guò)了幾天之后，這些被擱置的事往往又會(huì )變成那些緊急又會(huì )讓你被罵的事情。

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為了降低挨罵的頻率，你甚至還可能會(huì )開(kāi)始加班趕工。先把這些最緊急的任務(wù)做完，接著(zhù)把幾天后要完成的任務(wù)也做點(diǎn)推進(jìn)?？墒?，我其實(shí)分享過(guò)一個(gè)概念：當你開(kāi)始得加班才能完成一些事情時(shí)，可能就意味著(zhù)你的工作管理、時(shí)間管理已經(jīng)出了問(wèn)題。

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雖然這種狀況一開(kāi)始可能可以靠加班來(lái)補救，可是慢慢地你會(huì )發(fā)現，加班的幫助越來(lái)越不明顯，或者你可能需要更頻繁或更長(cháng)時(shí)間的加班，才能起到些微的效果。時(shí)間一拉長(cháng)，總還是會(huì )有更多急事冒出來(lái)。

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事實(shí)上，這類(lèi)困境的根源常在于，這些急事在之前都是所謂「重要但不緊急的事情」，一開(kāi)始沒(méi)人會(huì )逼著(zhù)你做，但你若就此放著(zhù)不管，就算短時(shí)間內沒(méi)事，時(shí)間拉長(cháng)來(lái)看也會(huì )給自己帶來(lái)麻煩，成為將來(lái)某些時(shí)刻的緊急任務(wù)，讓人生卡住了。像身體檢查、自我進(jìn)修、或是陪伴家人，不都是類(lèi)似的狀況嗎？

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人生卡住了是很麻煩的。所以這次，我想提供三個(gè)建議，幫助剛進(jìn)入職場(chǎng)的年輕朋友事先避免人生因此卡住。

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1.空出你的大腦

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2.有效率地做事

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3.講老板懂的語(yǔ)言

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關(guān)于第三點(diǎn)「講老板懂的語(yǔ)言」，我先前就分享過(guò)相關(guān)概念。歡迎你透過(guò)【提案無(wú)法說(shuō)服老板？因為你不懂「老板的語(yǔ)言」】這篇文章了解更多。

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這次，我會(huì )專(zhuān)注來(lái)談「空出你的大腦」這個(gè)面向。至于如何「有效率地做事」，我們下一篇文章再接著(zhù)說(shuō)明。

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關(guān)于「空出你的大腦」，我想多數人一開(kāi)始可能會(huì )有疑問(wèn)的地方是：大腦要怎么空出來(lái)呢？又為何要空出來(lái)？

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這概念是這樣。

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請想像一下，某天你一到公司，老板就把你叫過(guò)去交代事情。剛被老板交辦了工作，你腦中一定會(huì )接著(zhù)思考能怎么處理、該做什么準備?？墒悄阕呋刈坏穆飞吓龅搅艘粋€(gè)同事，他突然向你提出一個(gè)小問(wèn)題，比方說(shuō)某個(gè)檔案的文件名叫甚么。你可能心想：「這問(wèn)題不難，等等打開(kāi)電腦查一下就告訴他?！?/span>

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可是當你一回到座位打開(kāi)電腦，屏幕上立刻就跳出一個(gè)通知，原來(lái)是客戶(hù)寄信來(lái)問(wèn)問(wèn)題。對方是大客戶(hù)，好像應該先響應。

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這時(shí)你的分機又響了，是另一個(gè)部門(mén)的同事來(lái)找你要數據。對方說(shuō)很急著(zhù)要這份數據，于是你就想說(shuō)：「那我先處理這件事，其他事情先等等吧?！?/span>

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以上這樣的情境，是不是光用想像的就讓人感覺(jué)非常焦慮呢？甚至隨著(zhù)事情一直涌來(lái)，你可能很快就發(fā)現，別說(shuō)是記得所有細節，光是把這些事情記得并確實(shí)做完都不太容易。就算想先專(zhuān)注做其中一項，你在過(guò)程中也會(huì )提心吊膽，擔心其他事情先擱置有沒(méi)有關(guān)系。于是很容易慌亂，也很容易無(wú)法專(zhuān)注。

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對此，我的建議是：從出社會(huì )的Day1開(kāi)始，你就要養成「隨時(shí)記筆記」的習慣。

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因為記筆記能讓你空出大腦的內存；當大腦的內存能空出來(lái)，你就能更有效率地工作，而且再也不會(huì )遺忘任何事情??！

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你不妨就試著(zhù)把每一個(gè)工作都列出來(lái)，然后根據重要性或其他指標來(lái)重新排序。然后你每次就專(zhuān)注做一件事，做完就把這件事情劃掉；另外，其他的事情你也都能透過(guò)筆記持續記錄與追蹤。

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因為所有被指派的工作你都有寫(xiě)下來(lái)，所以就不會(huì )忘記。知道不會(huì )忘記任何事，你在工作狀態(tài)中就不會(huì )感到焦慮，也能專(zhuān)注地完成每項工作，而不是讓自己隨時(shí)提心吊膽。

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而談到筆記，我接下來(lái)也想分享我自己常用的三種筆記，包含「待辦事項筆記」、「各類(lèi)記事的筆記」，以及「發(fā)想筆記」。

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所謂「待辦事項筆記」，就是當我們收到工作指令時(shí)，可以把這些指令集中存放的區域。這可以是老板的指令、可以是會(huì )議中討論出的待辦事項、可以是同事請你幫忙的事、當然也可以是那些重要但不緊急的私人行程，如身體檢查或洗牙等。

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我們每個(gè)月或每個(gè)星期，可以從清單中找出這段時(shí)間內必須進(jìn)行的事項，并逐步完成。至于每天，也可以根據工作進(jìn)展及事情的輕重緩急，再進(jìn)一步制定「今日應辦事宜」。

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有了這些不同時(shí)間區間的規劃，我們就不用再花腦袋里的空間去記什么事情要不要做、有沒(méi)有做、完成得如何了，每天就照著(zhù)規畫(huà)執行或微調就好。

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比方說(shuō)，某天剛好一切都很順利，原本排定要做的事一下做完了，那就可以再從待辦清單中找一、兩件重要但不緊急的事情來(lái)做。但若今天排定的事情還沒(méi)做完，那也沒(méi)關(guān)系，明天再繼續進(jìn)行就好。

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總之，當你能掌握待辦事項的全貌，知道每月、每星期規劃要做哪些事情時(shí)，自然也就能有意識地在空閑時(shí)間安插一些不緊急，但對長(cháng)期人生而言很重要的事情。

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很多人常說(shuō)「工作跟生活要平衡」。所謂「平衡」并非只是回家看劇或耍廢，而是有意識地在繁忙的生活中，安插重要但未必緊急的事情，無(wú)論那是洗牙、是健身、是讀書(shū)學(xué)習都好。

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于是，于公于私你都不會(huì )放任自己只是整天救火、只是被動(dòng)地響應別人，而是拿回自己的主導權──有效掌握自己該做的所有事情，然后根據每天、每星期或每月的時(shí)間狀況把該做的事情卡進(jìn)去。

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你多有意識地做這些重要但不緊急的事情，長(cháng)期而言人生就會(huì )有多順利。在人生還沒(méi)卡住之前，最好就要有意識地先做這些事情喔

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說(shuō)到這，有的人可能還會(huì )好奇：「這種待辦事項筆記要用什么方式做？」我認為這就看你的習慣，使用紙本的筆記本或軟件工具都沒(méi)問(wèn)題，關(guān)鍵在于要方便你規劃與調整。

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我自己是用軟件工具「Microsoft To do」來(lái)集中管理待辦事項。這好處在于它是跨平臺的，無(wú)論是使用電腦、手機或平板都能輕易同步。所以我可能開(kāi)會(huì )時(shí)就快速用手機記錄，在位置上辦公時(shí)就用電腦記錄，在通勤時(shí)間想到什么就用平板記錄。

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如果你是個(gè)「實(shí)體控」，傾向用紙本筆記本來(lái)記錄，那也沒(méi)問(wèn)題。

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針對這個(gè)管理方式，我之前寫(xiě)過(guò)一篇文章詳細說(shuō)明。若你有興趣，可以到【Joe的時(shí)間管理術(shù)05 -以遺忘為前提的管理術(shù)】這篇文章去更進(jìn)一步了解。

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第二種筆記，是各類(lèi)記事的筆記。

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我們在上班時(shí)間除了要記得被交辦的工作，其實(shí)還會(huì )有很多需要記錄的時(shí)刻。比方說(shuō)，你可能在執行工作的過(guò)程中查了一些數據、比較了一些方案，或者前輩、主管教你幾個(gè)工作方法，這些都可以透過(guò)這類(lèi)筆記來(lái)記錄。又或者，你完成了某些特殊案件，也可以將處理SOP或摘要記錄在這類(lèi)筆記當中，無(wú)論是以文字或圖解記錄都沒(méi)問(wèn)題。

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這類(lèi)筆記的關(guān)鍵在于必須好記又好找、還要方便記錄各種類(lèi)型的筆記。

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前幾年很多人推崇方格筆記本，但我親身使用后，反而覺(jué)得點(diǎn)狀的筆記本比方格更好用。原因在于，手寫(xiě)在點(diǎn)狀筆記本上時(shí)，下筆能有基準點(diǎn)、避免跑版。另外，當你需要在筆記本上畫(huà)圖或是有比例時(shí)，這些點(diǎn)也可以作為坐標，讓你記錄起來(lái)更方便。

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所以以手寫(xiě)的筆記而言，我個(gè)人嘗試了不同類(lèi)型的筆記本之后，還是覺(jué)得點(diǎn)狀版面比較好用。

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當然，你要使用Evernote、OneNote或Notion等電子工具來(lái)管理也沒(méi)問(wèn)題。這類(lèi)筆記工具的好處在于方便跨平臺同步，也方便下標簽、下關(guān)鍵字，讓內容能分類(lèi)、或可以快速用關(guān)鍵字搜尋。

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無(wú)論你想用什么工具，關(guān)鍵還是要持續運用在生活中、持續把重要的事情都記錄下來(lái)。畢竟在職場(chǎng)中，前輩教了我們做事的SOP、給了技術(shù)上的指導、或是任何從網(wǎng)絡(luò )上收集來(lái)的數據，只要日后還有用到的機會(huì )，就該把它們歸檔到筆記中。

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第三類(lèi)筆記，是發(fā)想筆記。

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這類(lèi)筆記的記錄格式可能相對更多元，有時(shí)是文字敘述、有時(shí)是圖象、有時(shí)是你突然想到某個(gè)流程或表單等等。以我自己而言，有時(shí)候光是課后跟同學(xué)聊天，可能都會(huì )突然有新的課程想法。若能當場(chǎng)做個(gè)簡(jiǎn)單紀錄作為將來(lái)開(kāi)課的參考，絕對是很有價(jià)值的。

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也因此，我認為這類(lèi)筆記關(guān)鍵在于：隨手可用，尤其要能畫(huà)圖。

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比方說(shuō)，你可以隨身攜帶一個(gè)輕巧好寫(xiě)的紙本筆記本。

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以我自己這幾年實(shí)驗的結論而言，太小的筆記本雖然好攜帶，可是不一定好寫(xiě)，比方說(shuō)皮太軟，一定得坐下才能寫(xiě)；或者，想拿來(lái)當成發(fā)想的畫(huà)布，使用起來(lái)也總會(huì )因為空間狹小而有點(diǎn)局限。

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我也試過(guò)使用比較大的筆記本，例如A3尺寸。它雖然好畫(huà)圖、適合自由書(shū)寫(xiě)，但缺點(diǎn)是難攜帶。

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我這么用下來(lái)，覺(jué)得最好用的大約是B5尺寸，并且可以平整攤開(kāi)180度的筆記本。無(wú)印良品有好幾款筆記本可以做到這件事、價(jià)格也很便宜，不過(guò)唯一的缺點(diǎn)就是它使用的是比較軟的牛皮紙封面，必須放在桌上才好書(shū)寫(xiě)。

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若能負擔高價(jià)一點(diǎn)的選擇，我認為Moleskine的硬殼筆記本很值得考慮。雖然硬殼會(huì )讓整體重量重一些，但相較于軟皮筆記本，它無(wú)論是拿在手上或放在腿上都能輕松地書(shū)寫(xiě)。

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如果你想使用電子工具，我則推薦OneNote。因為它允許以上下左右各方向任意擴展，而且在電腦、平板或手機上也都有對應的App，使用起來(lái)很方便。另外，它也支持手寫(xiě)筆，當你突然有靈感，只要拿出手寫(xiě)筆，即可記錄各種型式的內容。

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總結這次的分享，我談到了在職場(chǎng)上和過(guò)去在學(xué)校不一樣，沒(méi)有老師、同學(xué)會(huì )再來(lái)提醒我們何時(shí)該做什么。所以我們得要有方法地管理待辦工作，避免讓自己陷入不斷被任務(wù)追趕的惡性循環(huán)。

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你可以靠「待辦事項筆記」來(lái)記錄這些事情，此外，你也可以運用「各類(lèi)記事筆記」和「發(fā)想筆記」，幫助自己把各種收獲和發(fā)現都留存下來(lái)??！