「請做會(huì )議紀錄」

　　初入社會(huì )時(shí)，每每聽(tīng)到這句話(huà)總是會(huì )令人傷透腦筋。煩惱著(zhù)到底要記錄些什么比較好?于是，便將自認為很重要的發(fā)言，一個(gè)一個(gè)用筆記寫(xiě)下來(lái)。重點(diǎn)似乎已經(jīng)不是在參加會(huì )議這件事上，而是拼了命地留下紀錄、不愿意漏失任何一句話(huà)。

　　而由于筆記是匆忙之下所寫(xiě)，不是直接給他人看的東西，因此，必須在會(huì )議后，用文書(shū)軟體重新再謄寫(xiě)一次。這過(guò)程相當花時(shí)間。我不禁產(chǎn)生「有必要發(fā)送這份會(huì )議紀錄嗎?應該沒(méi)有一個(gè)人會(huì )重復看好幾次吧」的念頭。

　　果不其然，會(huì )議紀錄被好好地收在前輩們的資料夾里，而之后也似乎完全無(wú)用武之地，真的是浪費時(shí)間的作為與其說(shuō)我所寫(xiě)下的是會(huì )議紀錄，倒不如說(shuō)是隨機的發(fā)言紀錄來(lái)得更為適切。

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　　會(huì )議紀錄的目的究竟是什么?

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　　著(zhù)眼于議題而非發(fā)言?xún)热?/span>

　　會(huì )議紀錄最重要的重點(diǎn)是：把議題以「問(wèn)題」的方式，在腦海中大大地清楚地寫(xiě)下來(lái)。這就是全部了，這一點(diǎn)也是最困難、最能看出寫(xiě)作功力的地方。

　　舉例來(lái)說(shuō)，假設你今天去客戶(hù)端開(kāi)完會(huì )回公司，當被問(wèn)到「你們談了些什么內容」時(shí)，你應該會(huì )回想起來(lái)「說(shuō)了這件事，也說(shuō)了那件事」。那么，當被問(wèn)到「你們討論的主題是什么」，要你把議題用一個(gè)疑問(wèn)句來(lái)清楚說(shuō)明的時(shí)候，這一點(diǎn)其實(shí)是相當困難。

　　幾乎大部分的人參與會(huì )議或討論會(huì )時(shí)，都曾出現過(guò)一次或兩次這樣的念頭「這個(gè)到底是在開(kāi)什么樣的會(huì )啊」、「現在他們在討論的主題是什么呢」、「為什么會(huì )叫我來(lái)開(kāi)這場(chǎng)會(huì )議啊」、「要怎么融入或發(fā)言啊」等。

　　如果會(huì )議主持人在事前能夠先將「問(wèn)題」表達清楚的話(huà)，負責會(huì )議紀錄的人會(huì )比較輕松。

　　不要把注意力放在出席人員說(shuō)了些「什么」上，而是放在他們說(shuō)了「與什么有關(guān)」的話(huà)。在每個(gè)發(fā)言的背后，都有一個(gè)「問(wèn)題」，也就是議題。請把焦點(diǎn)放在該處并仔細聆聽(tīng)，然后寫(xiě)下筆記。

　　提出良好發(fā)言?xún)热莸娜?，或是提出能夠讓?huì )議流程改變的發(fā)言者，他們肯定了解什么是「好的問(wèn)題」，也應該能夠將過(guò)去已經(jīng)討論過(guò)的「問(wèn)題」方向，一口氣轉向更好的方向，而我們也可以思考一下那個(gè)「問(wèn)題」是什么。

　　最后，思考「今日的會(huì )議，結果到底討論了與什么有關(guān)的事情」，用一個(gè)疑問(wèn)句寫(xiě)在會(huì )議紀錄的開(kāi)頭。若能將核心議題白紙黑字寫(xiě)下來(lái)，收到會(huì )議紀錄的與會(huì )者將更加了解自己所做的事情，對整個(gè)活動(dòng)團隊也會(huì )很有幫助。

　　對于所提出的問(wèn)題，要做出什么樣的「回答」呢?這就是本次會(huì )議最終的「決議事項」，將其寫(xiě)在會(huì )議紀錄最后面就可以了。在「問(wèn)題」與「回答」之間，要先決定優(yōu)先順序，從大方向開(kāi)始大概寫(xiě)三個(gè)左右即可。

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　　升級版會(huì )議紀錄

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　　升級1：明確提示前后流程

　　如果能夠將會(huì )議的前一次與后一次的狀況，寫(xiě)在會(huì )議紀錄中的話(huà)，這份紀錄對活動(dòng)進(jìn)行將會(huì )大有幫助。

　　會(huì )議這種東西，總是容易陷入混亂的局面。因為現場(chǎng)有許多人說(shuō)著(zhù)各式各樣的事情。最糟的情況，甚至推翻原本的會(huì )議主旨，比如提出把過(guò)往議題都否定掉的新議題。

　　為了不要演變成上述情況，要把視野放在過(guò)去、接著(zhù)再放在未來(lái)。從不同的角度去看才是正確的，不能只看「眼前」的事物。

　　應該要寫(xiě)下「至前一次為止的流程」、「本次議題」、「下一次的預定計畫(huà)」，事先于開(kāi)會(huì )前將這份會(huì )議紀錄發(fā)送給大家的話(huà)，所有人都會(huì )相當清楚當天會(huì )議的流程與走向。這樣，即使迷失在會(huì )議中也能夠找到回頭的方向。

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　　升級2：寫(xiě)下此次會(huì )議的定位

　　會(huì )議的定位，亦即面對所提出的「問(wèn)題」要采取什么樣方式的會(huì )議?如果也能夠把這點(diǎn)先寫(xiě)下來(lái)的話(huà)，會(huì )比較好理解。

　　如果這場(chǎng)會(huì )議是針對某個(gè)問(wèn)題，要找出一個(gè)答案的話(huà)，那么這次會(huì )議的定位便是「決策」。另一種方式是面對「問(wèn)題」時(shí)，要不斷地提出各種可能的方案，那么會(huì )議的定位便是「腦力激蕩」。

　　會(huì )議定位不同，出席人員也會(huì )跟著(zhù)改變。如果是決策會(huì )議，那就必須邀請擁有決定權的人參加，否則這場(chǎng)會(huì )議將毫無(wú)意義。而如果是需要許多點(diǎn)子的腦力激蕩，可以用特別來(lái)賓的方式，邀請總是具有獨特想法的人參加會(huì )議。

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　　升級3：用疑問(wèn)句寫(xiě)下「今后的課題」

　　所謂「今后的課題」，是指比下一次會(huì )議的議題范圍更加廣大的一種未來(lái)方向，這里也請使用疑問(wèn)句的方式，讓下次的目標更為明確。也由于讓全體成員共享下一次目標的大方向，因此不論是收集情報或下次會(huì )議的準備工作，都變得更為容易。